Top 5+ bao thư phổ biến nhất mà doanh nghiệp nên biết

Trong kỷ nguyên số, email và các phương tiện liên lạc trực tuyến có thể chiếm ưu thế, nhưng vai trò của những chiếc bao thư truyền thống trong giao tiếp kinh doanh vẫn không hề suy giảm, đặc biệt là tại các doanh nghiệp ở Hà Nội và trên cả nước.

Tầm quan trọng của việc lựa chọn bao thư phù hợp

Đừng xem nhẹ những chiếc bao thư! Việc đầu tư thời gian và nguồn lực để lựa chọn loại bao thư phù hợp mang lại nhiều lợi ích không ngờ cho doanh nghiệp:

Một chiếc bao thư chất lượng, thiết kế chỉn chu sẽ tạo dấu ấn chuyên nghiệp ngay từ cái nhìn đầu tiên, tạo thiện cảm và thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp bạn đối với người nhận.

Bao thư với chất liệu và kích thước phù hợp sẽ giúp bảo vệ thư từ, hợp đồng, hóa đơn hay các tài liệu nhạy cảm khác khỏi bị nhàu nát, ẩm ướt hoặc rách trong quá trình vận chuyển.

Việc in logo, tên công ty, địa chỉ và các thông tin liên hệ một cách nhất quán trên bao thư là một hình thức marketing hiệu quả, giúp tăng cường sự ghi nhớ và nhận diện thương hiệu trong tâm trí khách hàng, đối tác.

Bên cạnh đó sử dụng bao thư có kích thước và trọng lượng tiêu chuẩn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bưu chính và đảm bảo quá trình gửi nhận diễn ra suôn sẻ.

Khám phá top 5+ mẫu bao thư không thể thiếu của doanh nghiệp 

Dưới đây là những gương mặt quen thuộc và được các doanh nghiệp tại Hà Nội cũng như trên toàn quốc tin dùng, hiện đang được cung cấp đầy đủ tại GMT – Đơn vị phân phối văn phòng phẩm uy tín trên toàn quốc

Bao thư A5 (Kích thước 162x229mm)

Với kích thước tiêu chuẩn 162mm x 229mm, vừa vặn để đựng một tờ giấy A5 hoặc một tờ A4 gấp đôi. Chất liệu phổ biến của bao thư A5 thường là giấy fort, giấy kraft, đôi khi là giấy mỹ thuật cho các thư mời đặc biệt.

Nhờ kích thước vừa phải, tạo cảm giác lịch sự, nắp thường ở cạnh dài nên thường được sử dụng để gửi thư mời sự kiện, hội thảo, thiệp chúc mừng khổ nhỏ. Chúng không chỉ mang lại vẻ ngoài trang trọng hơn cho các tài liệu, mà còn tránh cảm giác lọt thỏm như khi dùng bao thư lớn hơn.

>>> Bao thư trắng A5

Bao thư A4/C4 (Kích thước 229x324mm)

Kích thước tiêu chuẩn là 229mm x 324mm, được thiết kế để đựng vừa vặn tờ giấy A4 mà không cần gấp lại. Chất liệu cũng giống như bao thư A5 nhưng định lượng giấy cao hơn (từ 120gsm trở lên) để đảm bảo độ cứng cáp.

Loại này thường có kiểu mở cạnh ngắn, giúp dễ dàng đưa tài liệu vào và lấy ra. Một số loại có thể có băng keo dán sẵn tiện lợi.

Các Doanh nghiệp thường sử dụng để gửi hợp đồng, báo cáo quan trọng, hồ sơ dự thầu, catalogue sản phẩm, tạp chí, bằng khen, các tài liệu cần giữ phẳng tuyệt đối. Bao thư A4/C4 có thể bảo vệ tối đa tài liệu, thể hiện sự trang trọng và chuyên nghiệp đối với các giấy tờ có giá trị cao.

>>> Bao thư vàng A4

Bao thư có cửa sổ

Bao thư có cửa sổ thường có kích thước DL (110x220mm) hoặc A5 (162x229mm). Chất liệu phổ biến là giấy fort trắng.

Mặt trước bao thư có một ô cửa sổ được làm từ lớp nhựa trong (nilong) hoặc giấy kính, cho phép hiển thị thông tin người nhận như tên, địa chỉ được in sẵn trên tài liệu bên trong.

Ứng dụng chính trong doanh nghiệp là dùng để gửi hóa đơn, sao kê ngân hàng, thư thông báo hàng loạt, phiếu lương, các tài liệu mà thông tin người nhận đã được cá nhân hóa sẵn.

Chúng giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức ghi hoặc in địa chỉ người nhận lên từng bao thư, giảm thiểu sai sót, tăng tính bảo mật và tạo vẻ ngoài chuyên nghiệp, hiện đại.

Bao thư kraft 

Bao thư kraft có đủ các kích thước phổ biến như DL, A5, A4 và nhiều kích thước tùy chỉnh khác. Được làm từ giấy kraft, có thể là màu nâu vàng tự nhiên hoặc đã được tẩy trắng.

Độ dai và độ bền cơ học làm từ giấy kraft cao hơn giấy fort thông thường, có khả năng chống thấm nước nhẹ. Mang vẻ đẹp mộc mạc, cổ điển hoặc hiện đại tùy theo thiết kế in ấn, được xem là lựa chọn thân thiện hơn với môi trường.

Các doanh nghiệp hay sử dụng để gửi tài liệu cần độ bền cao, thư từ mang phong cách vintage, eco-friendly, bao bì cho các sản phẩm thủ công, handmade, hoặc khi doanh nghiệp muốn thể hiện cam kết với sự bền vững.

Bao thư có keo dán sẵn

Kích thước đa dạng, phổ biến ở hầu hết các kích thước tiêu chuẩn. Đặc điểm nổi bật là nắp bao thư được phủ sẵn một lớp keo.

Có hai loại chính: Bóc và dán (có một dải băng giấy che lớp keo, chỉ cần bóc dải băng này ra và miết nhẹ nắp là bao thư được dán kín); Tự dính (có hai mép keo đối xứng trên nắp và thân, chỉ cần gấp nắp lại và ấn nhẹ là hai lớp keo tự dính vào nhau).

Bao thư có keo dán sẵn có thể sử dụng cho mọi loại thư từ, tài liệu cần được niêm phong nhanh chóng, sạch sẽ và đảm bảo độ bám dính tốt, đặc biệt khi xử lý số lượng lớn. Cực kỳ tiện lợi, tiết kiệm thời gian, không cần dùng thêm hồ dán hay làm ẩm mép bao thư, đảm bảo vệ sinh.

Những lưu ý khi sử dụng và lựa chọn bao thư cho doanh nghiệp

Để mỗi chiếc bao thư thực sự phát huy vai trò của mình, doanh nghiệp cần lưu ý một vài điểm quan trọng:

Trước hết, hãy xác định rõ mục đích khi sử dụng bao thư. Bạn cần gửi đi loại tài liệu nào? Đây là thư mời trang trọng, tài liệu hành chính hay thư cảm ơn khách hàng? Xác định rõ nhu cầu sẽ giúp bạn dễ dàng lựa chọn kiểu dáng, chất liệu và thiết kế bao thư phù hợp.

Khi lựa chọn, cần lưu ý bao thư nên vừa vặn với nội dung bên trong. Nếu quá chật, giấy tờ sẽ bị gập, nhăn hoặc rách. Ngược lại, nếu quá rộng, tài liệu dễ bị xô lệch hoặc gãy góc, làm giảm tính chuyên nghiệp.

Với các tài liệu thông thường, giấy fort định lượng 80–100gsm là đủ. Nếu bạn muốn tạo ấn tượng mạnh hơn hoặc cần gửi thư trong những dịp đặc biệt, hãy cân nhắc giấy kraft đậm chất mộc mạc, bền chắc, giấy couche bóng nhẹ hoặc giấy mỹ thuật cao cấp, có hoa văn.

Đừng quên để ý đến kiểu nắp và loại keo dán. Tùy vào nhu cầu, bạn có thể chọn nắp thường, nắp tam giác, hoặc nắp chữ V. Keo dán cũng có thể là loại dán ướt truyền thống, keo dính sẵn hoặc keo tự dính tiện lợi – phù hợp với việc đóng gói số lượng lớn.

Nếu có in ấn logo, hãy chú trọng đến thiết kế bởi một chiếc bao thư đẹp, chuyên nghiệp nên có màu sắc hài hòa, logo rõ ràng, thông tin công ty đầy đủ và bố cục cân đối. Đây là một phần trong bộ nhận diện thương hiệu, góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp một cách nhất quán.

Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng bao thư thường xuyên, việc đặt hàng bao thư với số lượng lớn là một giải pháp thông minh và mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Thứ nhất, mua số lượng lớn sẽ giúp tối ưu hóa chi phí đáng kể bởi hầu hết các nhà cung cấp đều có chính sách chiết khấu tốt khi doanh nghiệp đặt đơn hàng lớn. Thứ hai, việc chuẩn bị sẵn nguồn cung ổn định giúp doanh nghiệp chủ động trong công việc, tránh làm mất tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác.

Cuối cùng, chọn đúng nhà cung cấp là yếu tố then chốt. Một đơn vị văn phòng phẩm uy tín như GMT sẽ giúp bạn chọn được loại bao thư phù hợp, tư vấn tận tình và đảm bảo mức giá hợp lý. Đặc biệt, nếu bạn đang ở Hà Nội hoặc các tỉnh lân cận, đừng ngần ngại liên hệ để nhận báo giá và hỗ trợ nhanh chóng.

>>> Xem thêm: vanphongphamhanoi.pro/danh-muc/van-phong/luu-tru-tai-lieu/bao-thu/

Đừng ngần ngại! Hãy liên hệ ngay với GMT qua Hotline 0977.999.129 – 0868 268 099 để được tư vấn chi tiết, nhận báo giá ưu đãi và sở hữu những mẫu bao thư chất lượng nhất, góp phần nâng tầm vị thế doanh nghiệp bạn!